La délégation annuelle de l'association et sa réalisation.

La réalisation d'une délégation ne s'improvise pas.

Elle se prépare en fait, un mois aprés le retour de la dernière, soit environ vers le mois de novembre.

C'est à cette date que nous commençons à réfléchir à la date de réalisation, a trouver un nom à cette délégation et a préparer les produits dérivés tels que l'écusson.

Comment se réalise une délégation?

L'inscription à la délégation annuelle est ouverte dés le 01 Janvier de l'année de la réalisation du voyage, aux membres historiques de l'association en priorité.


Combien peut-il y avoir de participants dans chaque délégation?

La délégation compte 8 membres.

Ce chiffre est révisable mais impliquant ensuite une réorganisation.

Peut-il y avoir des accompagnants?

Il est accepté des accompagnants.

Mais ces derniers ne peuvent qu'être un membre de la famille proche: épouse, mari.

Les enfants, pour des question de facilité d'organisation, ne sont pas acceptés malheureusement.


Si la présence d' accompagnants fait augmenter la facture de l'hôtel, il sera demandé une participation complémentaire à ces personnes.


MESSAGE DE L'ASSOCIATION

Suite à des problèmes rencontrés, il n'est plus accepté comme accompagnant, l'ami(e), une connaissance, d'un membre participant.

Une fois le nom de la délégation trouvé, nous faisons appel à Jean Philippe CORNIGLION, notre graphiste et adherent depuis l'heure à l'association, à qui nous présentons  l'idée prinicpale de la délégation.

C'est avec cette idée principale que Jean-Philippe peut ainsi travailler sur le modèle de l'écusson et ainsi nous le proposer pour approbation.


Une fois décidé, la fabrication de l'écusson est lancée, pour une réception vers le mois de Mai afin de lancer la vente de ce dernier début juin.

La création de l'écusson est lancée, dés l'approbation du nom de la délégation.

Dans le même temps que la création de l'écusson, les pourparlers pour trouver des sponsors débutent quand la décision finale du nom et de l'esprit du voyage, est acceptée.


Un accord de partenariat est alors signé entre nous et le donnateur et ce jusqu'à quelques jours du départ.

La création d'une délégation oblige la création d'un budget de fonctionnement.

Nous avons donc besoin de subventions.

Octobre de l'année en cours, c'est le retour de la délégation annuelle.

Un petit mois de repos, pour nous permettre de mettre à jour les contacts, les informations relevées au cours de notre séjour.


Début novembre, une première réunion entre les membres de l'association et les membres historiques, va nous permettre de refléchir dans un premier temps, à la date de la future délégation.

Bien sur, l'essence de la delegation sera toujours les commémorations du 11 septembre 2001.

C'est au cours de cette période, que nous réfléchissons aussi au futur nom de la délégation et l'idée d'une maquette pour le futur écusson.


Fin janvier de l'année suivante, les discussions sont terminées, le nom de la délégation trouvée et la création de l'écusson est lancée.


Dans le même temps, la recherche de sponsors débute et pourra continuer jusqu'à quelques jours du départ.


Comme d'habitude, l'achat des billets d'avion est à la charge de chaque participant.

Les billets pourront être achetés en général vers la mi-janvier de l'année en cours.


Début juin, débute la vente de l'écusson de la délégation, aprés avoir réalisé une campagne de publicité.


Début du mois de juillet, normalement, le voyage est bouclé, le budget de fonctionnement également et l'hôtel où logera la délégation, lui aussi réservé.

Il est à noter également, que l'hôtel est reglé dans sa totalité par chacun des participants.


911-17

Octobre 2018

Une préparation méticuleuse, réalisée en plusieurs phases.

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